Gestione documentale e lettura ottica

Secondo quanto affermato dall’AgID, Agenzia per l’Italia digitale, la gestione documentale dei vari processi amministrativi assicura la giusta gestione dei documenti dalla fase di produzione fino a quella della conservazione. Infatti, ciascun documento ha un proprio ciclo vitale, nel workflow documentale una documentazione viene creata, scambiata, resa disponibile e infine conservata.

Per essere eseguito in modo corretto tale procedimento prevede delle apposite procedure che richiedono le seguenti modalità da rispettare:

• la creazione del documento

• la condivisione con terzi

• la conservazione dei vari documenti

Questi rappresentano i tre compiti fondamentali che deve saper garantire una gestione documentale eseguita in modo ottimale.

Per maggiori informazioni a riguardo e per ulteriori dettagli consigliamo di consultare la pagina al seguente link di riferimento: https://www.datasis.it/gestione-documentale.

Quando si parla di gestione documentale è bene soffermarsi su due aspetti: la lettura ottica e la gestione documentale in outsourcing, vediamo di seguito di capire cosa sono nello specifico.

Lettura ottica per sistemi software

Quando si parla di lettura ottica in un contesto aziendale si ci riferisce alla trasformazione delle informazioni presenti in un qualsiasi documento cartaceo in informazioni di natura digitale, che consente ad un pc di poter non solo riconoscere ma anche gestire.

L’obiettivo della lettura ottica è dunque di riuscire ed effettuare un’ottima operazione, ovvero convertire in formato digitale i dati contenuti su carta stampata, che garantiscono ad un soggetto di comprendere in modo immediato.

Per riuscire in tutto questo è importante trasformare quelle che secondo il software solo delle matrici di punti stampati, come ad esempio numeri e lettere stampate, in digitali caratteri, che consentono al programma di individuare e controllare.

Per un pc la scansione di un DDT o di una lettura rappresenta solo un’immagine, ma una volta che questa viene elaborata da parte di un software OCR della digitalizzazione documentale si converte in una delle molteplici tipologie di documenti elettronici, che possono essere anche modificati, come può essere un file di testo, ma ciò che è importante precisare è che diventa effettivamente un documento che il software riesce a leggere.

La lettura ottica è quindi un sistema che consente l’inserimento nel sistema informatico aziendale di una notevole quantità di dati in brevissimo tempo rispetto a quanto richiesto con l’intervento di un operatore fisico, ottenendo lo stesso livello di precisione.

Oltre a interpretare i caratteri stampati esistono delle apposite tecnologie di lettura ottica per leggere i codici a barre, acquisire caratteri manoscritti, individuare i segni di punta e crocette.
Non solo un’acquisizione rapida e affidabile dei dati, ciò che la lettura ottica rappresenta è il primo passo di una procedura molto importante per qualsiasi azienda, per l’appunto la gestione documentale.

Gestione documentale in outsourcing: quando è necessaria

Continuando a parlare dei vari vantaggi della gestione dei documenti per aziende sia di natura amministrativa, pubblica o con a capo dei liberi professionisti, è utile fare riferimento alla gestione documentale in outsourcing, che prevede il rivolgersi ad una terza persona.

I casi in cui si presenta tale necessità sono essenzialmente cinque, ecco quali:

quando gli archivi presentano un’importante quantità di documenti da gestire; poiché una gestione dei flussi documentali non ottimale può essere la causa anche di ingenti perdite economiche

quando mancano le figure professionali; con l’outsourcing il fornitore assicura la giusta competenza ed esperienza

quando si necessita distribuire risorse economiche per obiettivi diversi; questo richiede che risorse interne siano allocate sull’attività e quindi al di fuori del core business

quando è necessario la presenza di un conservatore accredito AgID; la gestione documentale si ritiene completa con la conservazione digitale.
Nel settore delle pubbliche amministrazioni tale compito è svolto da una terza figura, la quale deve essere necessariamente accreditata presso l’AgId

quando è richiesta una specifica consulenza e formazione archivistica; tale aspetto che prevede sistemi di protocollo e redazione di titolari necessita di doversi rivolgere a dei specialisti del settore.

Fatturazione elettronica e firme digitali

Innanzitutto occorre chiarire il significato esatto della fattura elettronica, che è un documento di origine informatica, in cui il contenuto sia garantito come immutabile e non alterabile in tempi futuri alla creazione dello stesso, e che al contempo è del tutto equivalente ai fini legali e fiscali al suo omologo cartaceo.

L’annotazione della fattura elettronica deve avvenire su appositi registri la cui regolamentazione avviene sostanzialmente tramite la normativa vigente rappresentata dall’articolo 12 comma 2 del D.P.R. 633/72 integrato da D. Lgs. 52/2004

Tra le caratteristiche di una fatturazione elettronica la principale è indubbiamente la data di qualifica.

Contrariamente a quanto accade per le fatture cartacee, la cui data di qualifica è quella indicata nell’intestazione del documento, per le fatture elettroniche invece si considera qualificante la data di creazione del documento stesso. La firma digitale è in questo caso irrinunciabile in quanto afferma la data certa di creazione tramite marcatura temporale.

Il processo di omologazione di una fattura elettronica richiede alcuni passaggi spesso complessi, per cui la prassi odierna è quella di creare la fattura mediante un qualunque editor di testi, trametterla per email o altri canali telematici al destinatario che poi provvederà a stamparla su carta ed archiviarla in questo formato, mentre lo stesso avverrà da parte del mittente.

Nel caso fosse richiesto o desiderabile invece un vero e proprio processo di archiviazione sostitutiva, scatterebbero tutti gli obblighi di legge previsti per questo genere di archiviazione, primo fra tutti quello di apposizione di firma digitale per la marcatura temporale di data certa.
La firma digitale ovviamente non è una scansione elettronica della firma autografa, quanto un’apposita segnatura, di solito costituita dall’integrazione di un certificato digitale che va a garantire sia la data di costituzione del documento che l’identità di chi ha eseguito il processo di archiviazione.

Per questo motivo, questi adempimenti estremamente complessi rendono la pratica dell’archiviazione documentale sostitutiva delle fatture emesse o ricevute una pratica consigliata in casi di alti volumi di produzione di questo tipo di documenti, a tutti gli effetti quindi qualcosa fuori dalla portata di liberi professionisti e della gran parte della piccola e media impresa, e effettiva soprattutto per grandi aziende e pubbliche amministrazioni.