Innanzitutto occorre chiarire il significato esatto della fattura elettronica, che è un documento di origine informatica, in cui il contenuto sia garantito come immutabile e non alterabile in tempi futuri alla creazione dello stesso, e che al contempo è del tutto equivalente ai fini legali e fiscali al suo omologo cartaceo.
L’annotazione della fattura elettronica deve avvenire su appositi registri la cui regolamentazione avviene sostanzialmente tramite la normativa vigente rappresentata dall’articolo 12 comma 2 del D.P.R. 633/72 integrato da D. Lgs. 52/2004
Tra le caratteristiche di una fatturazione elettronica la principale è indubbiamente la data di qualifica.
Contrariamente a quanto accade per le fatture cartacee, la cui data di qualifica è quella indicata nell’intestazione del documento, per le fatture elettroniche invece si considera qualificante la data di creazione del documento stesso. La firma digitale è in questo caso irrinunciabile in quanto afferma la data certa di creazione tramite marcatura temporale.
Il processo di omologazione di una fattura elettronica richiede alcuni passaggi spesso complessi, per cui la prassi odierna è quella di creare la fattura mediante un qualunque editor di testi, trametterla per email o altri canali telematici al destinatario che poi provvederà a stamparla su carta ed archiviarla in questo formato, mentre lo stesso avverrà da parte del mittente.
Nel caso fosse richiesto o desiderabile invece un vero e proprio processo di archiviazione sostitutiva, scatterebbero tutti gli obblighi di legge previsti per questo genere di archiviazione, primo fra tutti quello di apposizione di firma digitale per la marcatura temporale di data certa.
La firma digitale ovviamente non è una scansione elettronica della firma autografa, quanto un’apposita segnatura, di solito costituita dall’integrazione di un certificato digitale che va a garantire sia la data di costituzione del documento che l’identità di chi ha eseguito il processo di archiviazione.
Per questo motivo, questi adempimenti estremamente complessi rendono la pratica dell’archiviazione documentale sostitutiva delle fatture emesse o ricevute una pratica consigliata in casi di alti volumi di produzione di questo tipo di documenti, a tutti gli effetti quindi qualcosa fuori dalla portata di liberi professionisti e della gran parte della piccola e media impresa, e effettiva soprattutto per grandi aziende e pubbliche amministrazioni.
